Tugas 2 – Komunikasi Bisnis

Nama  : Anindita Mindarto

Kelas  : 4EA11

NPM   : 11214276

1. Jenis-jenis Komunikasi

 Ø  Komunikasi berdasarkan Penyampaian

Berdasarkan cara penyampaian informasi dapat dibedakan menjadi 2 ( dua ), yaitu :

a. Komunikasi verbal ( Lisan )

Yang terjadi secara langsung serta tidak dibatasi oleh jarak, dimana kedua belah pihak

dapat bertatap muka. Contohnya dialog dua orang. Yang terjadi secara tidak langsung 

akibat dibatasi oleh jarak. contohnya komunikasi lewat telepon.

b. Komunikasi nonverbal ( Tertulis )

Naskah, yang biasanya digunakan untuk menyampaikan kabar yang bersifat

kompleks. Gambar dan foto akibat tidak bisa dilukiskan dengan kata-kata atau

kalimat.

 Ø  Komunikasi berdasarkan Prilaku

Komunikasi bedasarkan prilaku dapat dibedakan menjadi :

-       Komunikasi Formal, yaitu komunikasi yang terjadi diantara organisasi atau perusahahaan yang tata caranya sudah diatur dalam struktur organisasinya. Contohnya seminar.

-       Komunikasi Informal , yaitu komunikasi yang terjadi pada sebuah organisasi atau perusahaan yang tidak ditentukan dalam struktur organisasi serta tidak mendapat kesaksian resmi yang mungkin tidak berpengaruh kepada kepentingan organisasi atau perusahaan. Contohnya kabar burung , desas-desus, dan sebagainya.

-        Komunikasi Nonformal , yaitu komunikasi yang terjadi antara komunikasi yang bersifat formal dan informal , yaitu komunikasi yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas pekerjaan organisasi atau perusahaan dengan kegiatan yang bersifat pribadi anggota organisasi atau perusahaan tersebut. Contohnya rapat mengenai ulang tahun perusahaan.

 Ø  Komunikasi berdasarkan Kelangsungannya

Berdasarkan Kelangsungannya , komunikasi dapat dibedakan menjadi :

-        Komunikasi Langsung , yaitu proses komunikasi dilakukan secara langsung tanpa  bantuan perantara orang ketiga ataupun media komunikasi yang ada dan tidak dibatasi oleh adanya jarak.

-        Komunikas Tidak Langsung, yaitu proses komunikasinya dilaksanakan dengan bantuan pihak ketiga atau bantuan alat - alat media komunikasi.

 Ø  Komunikasi Berdasarkan Maksud Komunikasi

Berdasarkan maksud komunikasi dapat dibedakan sebagai berikut :

a. Berpidato

b. Memberi Ceramah

c. Wawancara

d. Memberi Perintah alias Tugas

Dengan demikian jelas bahwa inisiatif komunikator menjadi hal penentu, demikian pula kemampuan komunikator yang memegang peranan kesuksesan proses komunikasinya.

 Ø  Komunikasi Berdasarkan Ruang Lingkup

Berdasarkan Ruang Lingkupnya, komunikasi dapat dibedakan sebagai berikut :

a. Komunikasi Internal

b. Komunikasi Eksternal

Komunikasi dengan pihak luar bisa berbentuk :

-          Eksposisi, pameran, promosi, dan sebagainya.

-          Konperensi pers.

-          Siaran televisi, radio dan sebagainya.

-          Bakti sosial.

  

 Ø  Komunikasi Bedasarkan Jumlah Yang Berkomunikasi

Komunikasi berdasarkan Jumlah yang berkomunikasi, dapat dibedakan menjadi :

-        Komunikasi Perseorangan, yaitu komunikasi yang terjadi dengan cara perseorangan atau individu antara pribadi dengan pribadi mengenai persoalan yang bersifat pribadi juga.

-        Komunikasi Kelompok, yaitu komunikasi yang terjadi pada kelompok mengenai persoalan-persoalan yang menyangkut kepentingan kelompok. Perbedaanya dengan komunikasi perseorangan yaitu komunikasi ini lebih terbuka dibandingkan dengan komunikasi perseorangan.

 Ø  Komunikasi Berdasarkan Peranan Individu

Dalam komunikasi ini, peranan individu sangat mempengaruhi kesuksesan proses komunikasinya. Berikut beberapa macam komunikasi berdasarkan peranan individu, diantaranya :

-        Komunikasi antar individu dengan individu yang lain. Komunikasi ini terjadi secara nonformal maupun informal, individu bertindak sebagai komunikator mampu mempengaruhi individu yang lain.

-        Komunikasi antar individu dengan lingkungan yang lebih luas. Komunikasi ini terjadi karena individu yang dimaksud memiliki kemampuan yang tinggi untuk mengadakan hubungan dengan lingkungan yang lebih luas.

-        Komunikasi antar individu dengan dua kelompok atau lebih. Pada komunikasi ini individu berperan sebagai perantara antara dua kelompok atau lebih, sehingga dituntut kemampuan yang prima untuk menjadi penyelaras yang harmonis.

 Ø  Komunikasi Berdasarkan Jaringan Kerja

Didalam suatu  organisasi atau perusahaan, komunikasi akan terlaksana berdasarkan sistem yang ditetapkan dalam jaringan kerja.

Komunikasi berdasarkan jaringan kerja ini dapat dibedakan menjadi :

-        Komunikasi jaringan kerja rantai, yaitu komunikasi terjadi menurut saluran hirarki organisasi dengan jaringan komando sehingga mengikuti pola komunikasi formal.

-        Komunikasi jaringan kerja lingkaran, yaitu komunikasi terjadi melalui saluran komunikasi yang berbentuk seperti pola lingkaran.

-        Komunikasi jaringan bintang,  yaitu komunikasi terjadi melalui satu sentral dan saluran yang dilewati lebih pendek.

 Ø  Komunikasi Berdasarkan Ajaran Informasi

Komunikasi berdasarkan Ajaran Informasi dapat dibedakan menjadi:

-        Komunikasi satu arah, yaitu komunikasi yang berjalan satu pihak saja (one way communication).

-        Komunikasi dua arah, yaitu komunikasi yang bersifat timbal balik (two ways communication).

-        Komunikasi ke atas, yaitu komunikasi yang terjadi dari bawahan terhadap atasan.

-        Komunikasi ke bawah, yaitu komunikasi yang terjadi dari atasan terhadap bawahan.

-        Komunikasi kesamping, yaitu komunikasi yang terjadi diantara orang yang mempunyai kedudukan sejajar.

2. Teknologi Informasi dalam Komunikasi Bisnis

 Ø  Keuntungan Menguasai Teknologi Informasi

Dalam Bidang Sosial

Keuntungan :

Kemajuan teknologi komunikasi yang cepat dapat mempermudah komunikasi antara suatu tempat dan tempat yang lain.

Kerugian:

1.      Dengan semakin pesatnya komunikasi membuat bentuk komunikasi berubah yang asalnya berupa face to face menjadi tidak. Hal ini dapat menyebabkan komunikasi menjadi hampa.

2.      Seseorang yang terus menerus bergaul dengan komputer akan cenderung menjadi seseorang yang individualis.

3.      Dengan pesatnya teknologi informasi baik di internet maupun media lainnya membuat peluang masuknya hal-hal yang berbau pornografi, pornoaksi, maupun kekerasan semakin mudah.

4.      Kemajuan TIK juga pasti akan semakin memperparah kesenjangan sosial yang terjadi di masyarakat antara orang kaya dan orang miskin.

5.      Maraknya cyber crime yang terus membayangi seperti carding, ulah cracker, manipulasi data dan berbagaicyber crime yang lainnya.

Dalam Bidang Pendidikan

Keuntungan :

1.      Informasi yang dibutuhkan akan semakin cepat dan mudah di akses untuk kepentingan pendidikan.

2.      Inovasi dalam pembelajaran semakin berkembang dengan adanya inovasi e-learning yang semakin memudahkan proses pendidikan.

3.      Kemajuan TIK juga akan memungkinkan berkembangnya kelas virtual atau kelas yang berbasisteleconference yang tidak mengharuskan sang pendidik dan peserta didik berada dalam satu ruangan.

4.      Sistem administrasi pada sebuah lembaga pendidikan akan semakin mudah dan lancar karena penerapan sistem TIK.

Kerugian :

1.      Kemajuan TIK juga akan semakin mempermudahterjadinya pelanggaran terhadap Hak Atas Kekayaan Intelektual (HAKI) karena semakin mudahnya mengakses data menyebabkan orang yang bersifat plagiatis akan melakukan kecurangan.

2.      Walaupun sistem administrasi suatu lembaga pendidikan bagaikan sebuah system tanpa celah, akan tetapi jika terjadi suatu kecerobohan dalam menjalankan sistem tersebut akan berakibat fatal.

3.      Salah satu dampak negatif televisi adalah melatih anak untuk berpikir pendek dan bertahan berkonsentrasi dalam waktu yang singkat (short span of attention).

Dalam Bidang Ekonomi

Keuntungan :

1.      Semakin maraknya penggunaan TIK akan semakin membuka lapangan pekerjaan.

2.      Bisnis yang berbasis TIK atau yang biasa disebut e-commerce dapat mempermudah transaksi-traansaksi bisnis suatu perusahaan atau perorangan

3.      Dengan fasilitas pemasangan iklan di internet pada situs-situs tertentu akan mempermudah kegiatan promosi dan pemasaran suatu produk.

Kerugian :

1.      Dengan mudahnya melakukan transaksi di internet menyebabkan akan semakin memudahkan pula transaksi yang dilarang seperti transaksi barang selundupan atau transaksi narkoba.

2.      Hal yang sering terjadi adalah pembobolan rekening suatu lembaga atau perorangan batkan kerugian financial yang besar.

Dalam Bidang Pemerintahan

Keuntungan :

1.      Tenologi Informasi dan Komunikasi yang dikembangkan dalam pemerintahan atau yang disebut e-government membuat masyarakat semakin mudah dalam mengakses kebijakan pemerintah sehingga program yang dicanangkan pemerintah dapat berjalan dengan lancar.

2.      E-government juga dapat mendukung pengelolaan pemerintahan yang lebih efisien, dan bisa meningkatkan komunikasi antara pemerintah dengan sektor usaha dan industri.

3.      Masyarakat dapat memberi masukan mengenai kebijakan-kebijakan yang dibuaat oleh pemerintah sehingga dapat memperbaiki kinerja pemerintah.

 Ø  Pemanfaatan Teknologi Informasi dalam Komunikasi Bisnis

1.      Munculnya peluang bisnis baru (E-business), dengan semakin majunya teknologi dan informasi akan mendorong beberapa orang untuk menciptakan beberapa peluang yang sangat menguntungkan dan sebagai modal bisnis yang sangat menguntungkan. Contohnya pemanfaatan kemajuan teknologi dan komunikasi adalah google. Di mana search engine google banyak digunakan untuk mencari sesuatu di internet dan perusahaan google akan mendapatkan banyak keuntungan.

2.      Mengurangi biaya produksi dan operasional, kemajuan teknologi dan informasi dapat membantu perusahaan dalam mengurangi biaya produksi sehingga perusahaan akan mendapatkan keuntungan yang besar dengan mengeluarkan pengeluaran yang sedikit. dan mengurangi operasional sehingga perusahaan dapat menambah jumlah produksi di setiap barang produksinya.

3.      Mempermudah proses komunikasi dan monitoring setiap karyawan, mempermudah proses komunikasi dan monitoring setiap karyawan yang bekerja, sehingga karyawan tidak perlu repot-repot datang ke ruang rapat dan berkumpul bersama, dan bisa melakukan teleconference untuk saling berkomunikasi mengenai beberapa ide. Hal tersebut membuat rapat menjadi lebih praktis dan juga dapat mengawasi kinerja para karyawan.

4.      Akses informasi dan penyebaran informasi, mempublikasikan berita melalui internet dapat tersebar luas dengan cepat dibandingankan dengan enggunakan fax atau pos. Kita dapat menyebar luaskan informasi ke seluruh dunia dan dapat berinteraksi langsung melalui komputer.

5.      Komunikasi yang cepat, fasilitas yang ada di internet banyak membuktikan kecepatanya berkomunikasi dengan orang yang dituju, seperti E-mail yang telah banyak digunakan untuk mengirim dan menerima dokumen. Chat atau video conferencing juga mempercepat komunikasi.

 Ø  Pengaruh Teknologi Informasi dan Pengambilan Keputusan

            Membuat keputusan (decision making) adalah suatu proses memilih alternatif tertentu dari beberapa alternatif yang ada. Jadi, membuat keputusan adalah suatu proses memilih antara berbagai macam cara untuk melaksanakan pekerjaan. Semakin berpengalaman dalam pengambilan keputusan, semakin besar pula kepercayaan diri yang akan semakin berorientasi pula pada suatu tindakan. Jika seorang wirausaha mampu mengambil suatu keputusan dalam batas-batas waktu yang masuk akal, mungkin ia mampu mengambil suatu keputusan yang menguntungkan sehingga sewaktu-waktu muncul peluang-peluang bisnis.Keberhasilan seorang Wirausaha di dalam bisnis, tergantung pada kemampuan membuat keputusan yang meningkatkan keuntungan bisnisnya pada masa yang akan datang. Kemampuan membuat keputusan dapat diperoleh dari pengalamannya selama bertahun-tahun. Akan tetapi, dalam prakteknya pasti ada saja kesalahan-kesalahan, yang harus cepat disadari dan diambil tindakan pembetulannya.

Adapun pedoman untuk membuat keputusan, kuncinya adalah sebagai berikut:

1.      Terlebih dahulu, tentukan fakta-fakta dari persoalan yang sudah dikenal.

2.       Identifikasi, bidang manakah dari persoalan-persoalan yang tidak berdasarkan fakta-fakta. Di bidang yang dikenal inilah, seorang Wirausaha harus menggunakan logika, penalaran, dan institusinya untuk membuat keputusan.

3.      Keberanian dan antusiasme sangat diperlukan dalam menerapkan sebuah keputusan

4.      Bersedia untuk mengambil tindakan agresif dalam menerapkan sebuah keputusan.

5.      Ambillah risiko yang sedang-sedang saja jika terdapat ketidakpastian yang besar.

6.       Dalam keadaan tertentu, mungkin lebih baik untuk meneruskan sesuatu yang telah berhasil pada masa lampau.

7.      Jauhilah keputusan-keputusan yang akan mengubah secara drastis susunan organisasi yang sekarang.

8.      Keputusan perlu diuji cobakan dahulu.

3. Perencanaan Pesan-Pesan Bisnis

 Ø  Penentuan Proses Komposisi

Menyusun pesan bisnis yang menarik perhatian, mudah dibaca, dan mudah dipahami memerlukan kreativitas. Agar pesan bisnis efektif, diperlukan pemahaman terhadap proses penyusunan pesan bisnis. Proses penyusunan pesan bisnis umumnya terdiri atas tiga tahap sederhana, yaitu:

1. Perencanaan Pesan

Dalam tahap ini, ditentukan hal-hal yang mendasar dari suatu pesan yang akan dikomunikasikan. Secara rinci, tahap perencanaan tersebut meliputi:

a.       Penentuan Tujuan

b.      Analisis audiens

c.       Penentuan ide pokok

d.      Pemilihan saluran dan media

            2. Penyusunan Pesan

            Setelah tahap perencanaan, selanjutnya ide/gagasan dituangkan kedalam pesan       tertulis. Tahap itu meliputi dua kegiatan, yaitu:

a.       Menorganisasikan pesan

b.      Memformulasikan pesan

            3. Revisi Pesan

            Pesan yang telah disusun dikaji ulang untuk memastikan apakah ide/gagasan          diungkapkan sudah memadai. Berbagai kegiatan pada tahap revisi pesan adalah:

a.       Menyunting pesan

b.      Menulis ulang

c.       Memproduksi pesan

d.      Mencetak pesan

 Ø  Penentuan Tujuan

Pesan bisnis dapat menciptakan nilai tambah bagi perusahaan. Pesan-pesanyang di sampaikan kepada pihak lain hendaknya mampu menjaga danmeningkatkan citra perusahaan. Untuk dapat menciptakan good will, setiap pesan bisnis hendaknya memiliki tujuan yang jelas, dapat di ukur, dan tidak bertentangan dengan tujuan organisasi.

Ada tiga tujuan unum komunikasi bisnis, yaitu :

1. Memberi informasi (informing)

Tujuan pertama dalam komunikasi bisnis adalah memberikan informasi yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain. Sebagai contoh, seorang pemimpin suatu perusahaan membutuhkan bebebrapa pegawai baru yang akan di tempatkan sebagai staf adminitrasi di kantor- kantor cabang yang ada.

2. Membujuk atau persuasi (persuading)

Tujuan kedua komunikasi bisnis adalah memberikan persuasi kepada pihak lain agar apa yang disampaikan dapat dipahami dengan baik dan bener. Hal ini sering dilakukan, terutama yang berkaitan dengan negosiasi antara seseorang dengan orang lain dalam bisnis.

3. Melakukan kerjasama atau kolaborasi (kolaborating)

Tujuan ketiga dalam komunikasi bisnis adalah melakukan kolaborasi atau kerjasama bisnis antara seseorang dengan orang lain. Malalui jalinan komunikasi bisnis tersebut seseorang dapat dengan mudah melakukan kerjasama bisnis, baik dengan perusahaan domestik maupun perusahaan asing.

 Ø  Penentuan Ide Pokok

            Setelah menganalisis tujuan dan audience, langkah selanjutnya adalah menentukan cara untuk mencapai tujuan tersebut. Topik dan ide pokok merupakan dua hal yang berbeda. Topik adalah subjek pesan yang luas. Sedangkan ide adalah pokok adalah pernyataan tentang suatu topik, yang menjelaskan isi dan tujuan dari topik tersebut sehingga dapat diterima oleh audience.

Sebelum menentukan ide pokok terlebih dahulu yang harus diidentisikasi adalah :

1.    Teknik Brainstorming

a.    Storyteller’s tour

Hidupkan tape recorder dan telaah pesan-pesan yang disampaikan. Fokuskan pada alasan berkomunikasi, poin utama, rasionalitas dan implikasi bagi sipenerima.

b.      Random list

Tulis segala sesuatu yang ada dalam pikiran diatas kertas kosong. Selanjutnya pelajari hubungan antara ide-ide tersebut.

c.       CFR (Conclusions, findings, recommendations¬¬¬) Worksheet.

Jika subjek yang dibahas mencekup pemecahan masalah, gunakanlah suatu worksheet yang akan membantu menjelaskan hubungan antara temuan (findings), kesimpulan (conclusions) dan rekomendasi (recommendation) yang akan di berikan.

d.      Journalistic Approach

Pendekatan jurnalistik memberika poin yang baik sebagai langkah awal menentukan ide pokok.

e.    Question And Answer Chain

Barangkali pendekatan yang terbaik adalah melihat dari sisi perspektif audience.

f.     Pembatasan cakupan

Penyajian rutin kepada audience yang telah Anda kenal hendaknya menggunakan kata-kata yang singkat. Cara ini dapat membangkitkan rasa hormat audience kepada komunikator, sedangkan penyampaian pesan yang kompleks dan controversial akan memakan waktu yang lebih lam, terutama jika audience yang hadir terdiri atas orang-orang yang spektial, atau orang-orang yang tidak dikenal sebulumnya.

 Ø  Analisis Audience

Analisis terhadap audiens sangat perlu dilakukan, audiens dalam studi komunikasi bisa individu ataupun organisasi. Audiens biasanya memiliki pemahaman yang berbeda-beda atas pesan yang mereka terima.

a. Mengembangkan Profil Audiens

            Analisis terhadap Audiens yang sudah dikenal biasanya relatif lebih mudah dilakukan tanpa harus melalui penelitian yang rumit. Demikian juga, reaksi atas pesan yang dikrim kepada orang yang sudah dikenal pada umumnya bisa diperkirakan.

b. Mengenali penerima primer

            Apabila penerima terdiri dari beberapa orang, perlu dikenali orang-orang terpenting yang berpengaruh atau bertindak sebagai pengambil keputusan.

c. Menetapkan jumlah dan komposisi audiens

            Jumlah penerima juga memengaruhi pesan bisnis. Menulis pesan bisnis yang ditujukan hanya kepada satu orang akan berbeda dengan pesan bisnis yang ditujukan kepada banyak orang.

d. Mengukur Tingkat Pemahaman Audiens

            Apabila penerima memiliki latar belakang yang sama pengirim , maka pada umumnya mereka dianggap memiliki pemahaman yang relatif sama terhadap suatru pesan.

e. Memperkirakan reaki penerima

            Cara mengorganisasikan pesan sangat tergantung pada reaksi yang diperkirakan akan dilakukan oleh penerima.

f. Memenuhi Kebutuhan Informasi Audiens

            Pesan yang baik akan mampu memenuhi semua pertanyaan penerima . Memenuhi kebutuhan informasi penerima merupakan salah satu kunci sukses pesan bisnis. Ada lima pedoman yang perlu diperhatikan agar pesan bisnis mampu memenuhi kebutuhan informasi audiens, yaitu :

-          Temukan apa yang ingin diketahui audiens

-          Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan

-          Berikan semua informasi yang diperlukan oleh audiens

-          Pastikan bahwa informasi yang diberikan akurat

-          Tekankan gagasan yang paling menarik bagi audiens.

g. Memuaskan kebutuhan emosional dan praktis Audiens

            Pesan yang bertujuan membujuk dan bekerja sama seringkali gagal mengubah keyakinan atau perilaku audiens. Hal penting yang harus diingat bahwa pesan bisnis disampaikan kepada audiens yang juga melakukan kegiatan bisnis. Untuk mencapai tujuan komunikasi, diupayakan agar pesan bisnis menggunakan pendekatan emosional audiens, terstruktur, rasional, serta disusun dengan format yang menarik.

 Ø  Seleksi Saluran dan Media

Pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat disampaikan melalui dua saluran yaitu saluran lisan dan tulisan.Pilihan mendasar berbicara dan menulis tergantung pada tujuan dan maksud pesan audience dan karakteristik dari dua saluran komunikasi tersebut.

1)      Komunikasi Lisan

Salah satu kebaikan dari komunikasi lisan adalah kemampuanya memberikan umpan balik dengan segera. Saluran digunakan bila pesan yang disampaihakan sederhana, tidak diperlukan catatan permanent dan audience dapat dibuat lebih nyaman. Kelebihan yang lain yaitu sifatnya yang ekonomis.

Komunikasi lisan mencakup antara lain percakapan antara dua orang yang tidak terencan, pembicaran lewat telepon, wawancaram pertemuan kelompok kecil, seminar, workshop, program pelatihan, pidato formal dan prentasi penting lainnya.

2)      Komunikasi Tertulis

Pesan-pesan tertulis dapat disampaikan melalui berbagai macam bentuk seperti surat, memo, dan laporan. Salah satu kebaikan dari komunikasi tertulis yaitu penulis mempunyai kesempatan untuk merencanakan dan mengendalikan pesan-pesan mereka.