Tugas 2 – Komunikasi Bisnis
Nama : Anindita Mindarto
Kelas : 4EA11
NPM : 11214276
1. Jenis-jenis Komunikasi
Ø Komunikasi berdasarkan Penyampaian
Berdasarkan cara penyampaian informasi dapat dibedakan menjadi 2 ( dua ),
yaitu :
a. Komunikasi verbal ( Lisan )
Yang terjadi secara langsung serta tidak dibatasi oleh jarak, dimana kedua
belah pihak
dapat bertatap muka. Contohnya dialog dua orang. Yang terjadi secara tidak
langsung
akibat dibatasi oleh jarak. contohnya komunikasi lewat telepon.
b. Komunikasi nonverbal ( Tertulis )
Naskah, yang biasanya digunakan untuk menyampaikan kabar yang bersifat
kompleks. Gambar dan foto akibat tidak bisa dilukiskan dengan kata-kata
atau
kalimat.
Ø Komunikasi berdasarkan Prilaku
Komunikasi bedasarkan prilaku dapat
dibedakan menjadi :
- Komunikasi
Formal, yaitu komunikasi yang terjadi diantara organisasi atau perusahahaan yang
tata caranya sudah diatur dalam struktur organisasinya. Contohnya seminar.
- Komunikasi
Informal , yaitu komunikasi yang terjadi pada sebuah organisasi atau perusahaan
yang tidak ditentukan dalam struktur organisasi serta tidak mendapat kesaksian
resmi yang mungkin tidak berpengaruh kepada kepentingan organisasi atau
perusahaan. Contohnya kabar burung , desas-desus, dan sebagainya.
- Komunikasi
Nonformal , yaitu komunikasi yang terjadi antara komunikasi yang bersifat
formal dan informal , yaitu komunikasi yang berhubungan dengan pelaksanaan
tugas pekerjaan organisasi atau perusahaan dengan kegiatan yang bersifat
pribadi anggota organisasi atau perusahaan tersebut. Contohnya rapat mengenai
ulang tahun perusahaan.
Ø Komunikasi berdasarkan
Kelangsungannya
Berdasarkan Kelangsungannya ,
komunikasi dapat dibedakan menjadi :
- Komunikasi
Langsung , yaitu proses komunikasi dilakukan secara langsung tanpa bantuan
perantara orang ketiga ataupun media komunikasi yang ada dan tidak dibatasi
oleh adanya jarak.
- Komunikas
Tidak Langsung, yaitu proses komunikasinya dilaksanakan dengan bantuan pihak
ketiga atau bantuan alat - alat media komunikasi.
Ø Komunikasi Berdasarkan Maksud
Komunikasi
Berdasarkan maksud komunikasi dapat
dibedakan sebagai berikut :
a. Berpidato
b. Memberi Ceramah
c. Wawancara
d. Memberi Perintah alias Tugas
Dengan demikian jelas bahwa inisiatif komunikator menjadi hal
penentu, demikian pula kemampuan komunikator yang memegang peranan kesuksesan
proses komunikasinya.
Ø Komunikasi Berdasarkan Ruang Lingkup
Berdasarkan Ruang Lingkupnya,
komunikasi dapat dibedakan sebagai berikut :
a. Komunikasi Internal
b. Komunikasi Eksternal
Komunikasi dengan pihak luar bisa
berbentuk :
-
Eksposisi,
pameran, promosi, dan sebagainya.
-
Konperensi
pers.
-
Siaran
televisi, radio dan sebagainya.
-
Bakti
sosial.
Ø Komunikasi Bedasarkan Jumlah Yang
Berkomunikasi
Komunikasi berdasarkan Jumlah yang
berkomunikasi, dapat dibedakan menjadi :
- Komunikasi
Perseorangan, yaitu komunikasi yang terjadi dengan cara perseorangan atau
individu antara pribadi dengan pribadi mengenai persoalan yang bersifat pribadi
juga.
- Komunikasi
Kelompok, yaitu komunikasi yang terjadi pada kelompok mengenai persoalan-persoalan
yang menyangkut kepentingan kelompok. Perbedaanya dengan komunikasi
perseorangan yaitu komunikasi ini lebih terbuka dibandingkan dengan komunikasi
perseorangan.
Ø Komunikasi Berdasarkan Peranan
Individu
Dalam komunikasi ini, peranan
individu sangat mempengaruhi kesuksesan proses komunikasinya. Berikut beberapa
macam komunikasi berdasarkan peranan individu, diantaranya :
- Komunikasi
antar individu dengan individu yang lain. Komunikasi ini terjadi secara
nonformal maupun informal, individu bertindak sebagai komunikator mampu
mempengaruhi individu yang lain.
- Komunikasi
antar individu dengan lingkungan yang lebih luas. Komunikasi ini terjadi
karena individu yang dimaksud memiliki kemampuan yang tinggi untuk mengadakan
hubungan dengan lingkungan yang lebih luas.
- Komunikasi
antar individu dengan dua kelompok atau lebih. Pada komunikasi ini
individu berperan sebagai perantara antara dua kelompok atau lebih, sehingga
dituntut kemampuan yang prima untuk menjadi penyelaras yang harmonis.
Ø Komunikasi Berdasarkan Jaringan
Kerja
Didalam suatu organisasi atau
perusahaan, komunikasi akan terlaksana berdasarkan sistem yang ditetapkan dalam
jaringan kerja.
Komunikasi berdasarkan jaringan
kerja ini dapat dibedakan menjadi :
- Komunikasi
jaringan kerja rantai, yaitu komunikasi terjadi menurut saluran hirarki
organisasi dengan jaringan komando sehingga mengikuti pola komunikasi formal.
- Komunikasi
jaringan kerja lingkaran, yaitu komunikasi terjadi melalui saluran komunikasi
yang berbentuk seperti pola lingkaran.
- Komunikasi
jaringan bintang, yaitu komunikasi terjadi melalui satu sentral dan
saluran yang dilewati lebih pendek.
Ø Komunikasi Berdasarkan Ajaran
Informasi
Komunikasi berdasarkan Ajaran
Informasi dapat dibedakan menjadi:
- Komunikasi
satu arah, yaitu komunikasi yang berjalan satu pihak saja (one way communication).
- Komunikasi
dua arah, yaitu komunikasi yang bersifat timbal balik (two ways communication).
- Komunikasi
ke atas, yaitu komunikasi yang terjadi dari bawahan terhadap atasan.
- Komunikasi
ke bawah, yaitu komunikasi yang terjadi dari atasan terhadap bawahan.
- Komunikasi
kesamping, yaitu komunikasi yang terjadi diantara orang yang mempunyai
kedudukan sejajar.
2. Teknologi Informasi dalam Komunikasi Bisnis
Ø Keuntungan Menguasai Teknologi
Informasi
Dalam Bidang Sosial
Keuntungan :
Kemajuan teknologi komunikasi yang
cepat dapat mempermudah komunikasi antara suatu tempat dan tempat yang lain.
Kerugian:
1.
Dengan
semakin pesatnya komunikasi membuat bentuk komunikasi berubah yang asalnya
berupa face to face menjadi tidak. Hal ini dapat menyebabkan komunikasi menjadi
hampa.
2.
Seseorang
yang terus menerus bergaul dengan komputer akan cenderung menjadi seseorang
yang individualis.
3.
Dengan
pesatnya teknologi informasi baik di internet maupun media lainnya membuat
peluang masuknya hal-hal yang berbau pornografi, pornoaksi, maupun kekerasan
semakin mudah.
4.
Kemajuan
TIK juga pasti akan semakin memperparah kesenjangan sosial yang terjadi di
masyarakat antara orang kaya dan orang miskin.
5.
Maraknya
cyber crime yang terus membayangi seperti carding, ulah cracker, manipulasi
data dan berbagaicyber crime yang lainnya.
Dalam Bidang Pendidikan
Keuntungan :
1.
Informasi
yang dibutuhkan akan semakin cepat dan mudah di akses untuk kepentingan
pendidikan.
2.
Inovasi
dalam pembelajaran semakin berkembang dengan adanya inovasi e-learning yang
semakin memudahkan proses pendidikan.
3.
Kemajuan
TIK juga akan memungkinkan berkembangnya kelas virtual atau kelas yang
berbasisteleconference yang tidak mengharuskan sang pendidik dan peserta didik
berada dalam satu ruangan.
4.
Sistem
administrasi pada sebuah lembaga pendidikan akan semakin mudah dan lancar
karena penerapan sistem TIK.
Kerugian :
1.
Kemajuan
TIK juga akan semakin mempermudahterjadinya pelanggaran terhadap Hak Atas
Kekayaan Intelektual (HAKI) karena semakin mudahnya mengakses data menyebabkan
orang yang bersifat plagiatis akan melakukan kecurangan.
2.
Walaupun
sistem administrasi suatu lembaga pendidikan bagaikan sebuah system tanpa
celah, akan tetapi jika terjadi suatu kecerobohan dalam menjalankan sistem
tersebut akan berakibat fatal.
3.
Salah
satu dampak negatif televisi adalah melatih anak untuk berpikir pendek dan
bertahan berkonsentrasi dalam waktu yang singkat (short span of attention).
Dalam Bidang Ekonomi
Keuntungan :
1.
Semakin
maraknya penggunaan TIK akan semakin membuka lapangan pekerjaan.
2.
Bisnis
yang berbasis TIK atau yang biasa disebut e-commerce dapat mempermudah
transaksi-traansaksi bisnis suatu perusahaan atau perorangan
3.
Dengan
fasilitas pemasangan iklan di internet pada situs-situs tertentu akan
mempermudah kegiatan promosi dan pemasaran suatu produk.
Kerugian :
1.
Dengan
mudahnya melakukan transaksi di internet menyebabkan akan semakin memudahkan
pula transaksi yang dilarang seperti transaksi barang selundupan atau transaksi
narkoba.
2.
Hal
yang sering terjadi adalah pembobolan rekening suatu lembaga atau perorangan
batkan kerugian financial yang besar.
Dalam Bidang Pemerintahan
Keuntungan :
1.
Tenologi
Informasi dan Komunikasi yang dikembangkan dalam pemerintahan atau yang disebut
e-government membuat masyarakat semakin mudah dalam mengakses kebijakan
pemerintah sehingga program yang dicanangkan pemerintah dapat berjalan dengan
lancar.
2.
E-government
juga dapat mendukung pengelolaan pemerintahan yang lebih efisien, dan bisa
meningkatkan komunikasi antara pemerintah dengan sektor usaha dan industri.
3.
Masyarakat
dapat memberi masukan mengenai kebijakan-kebijakan yang dibuaat oleh pemerintah
sehingga dapat memperbaiki kinerja pemerintah.
Ø Pemanfaatan Teknologi Informasi
dalam Komunikasi Bisnis
1.
Munculnya peluang bisnis baru (E-business), dengan semakin majunya teknologi dan informasi akan mendorong beberapa
orang untuk menciptakan beberapa peluang yang sangat menguntungkan dan sebagai
modal bisnis yang sangat menguntungkan. Contohnya pemanfaatan kemajuan
teknologi dan komunikasi adalah google. Di mana search engine google banyak
digunakan untuk mencari sesuatu di internet dan perusahaan google akan
mendapatkan banyak keuntungan.
2.
Mengurangi biaya produksi dan operasional, kemajuan teknologi
dan informasi dapat membantu perusahaan dalam mengurangi biaya produksi
sehingga perusahaan akan mendapatkan keuntungan yang besar dengan mengeluarkan
pengeluaran yang sedikit. dan mengurangi operasional sehingga perusahaan dapat
menambah jumlah produksi di setiap barang produksinya.
3.
Mempermudah proses komunikasi dan monitoring setiap karyawan, mempermudah proses komunikasi dan monitoring
setiap karyawan yang bekerja, sehingga karyawan tidak perlu repot-repot datang
ke ruang rapat dan berkumpul bersama, dan bisa melakukan teleconference untuk
saling berkomunikasi mengenai beberapa ide. Hal tersebut membuat rapat menjadi
lebih praktis dan juga dapat mengawasi kinerja para karyawan.
4.
Akses informasi dan penyebaran informasi, mempublikasikan
berita melalui internet dapat tersebar luas dengan cepat dibandingankan dengan
enggunakan fax atau pos. Kita dapat menyebar luaskan informasi ke seluruh dunia
dan dapat berinteraksi langsung melalui komputer.
5.
Komunikasi yang cepat, fasilitas yang ada di
internet banyak membuktikan kecepatanya berkomunikasi dengan orang yang dituju,
seperti E-mail yang telah banyak digunakan untuk mengirim dan menerima dokumen.
Chat atau video conferencing juga mempercepat komunikasi.
Ø Pengaruh Teknologi Informasi dan
Pengambilan Keputusan
Membuat keputusan (decision making) adalah suatu
proses memilih alternatif tertentu dari beberapa alternatif yang ada. Jadi,
membuat keputusan adalah suatu proses memilih antara berbagai macam cara untuk
melaksanakan pekerjaan. Semakin berpengalaman dalam pengambilan keputusan,
semakin besar pula kepercayaan diri yang akan semakin berorientasi pula pada
suatu tindakan. Jika seorang wirausaha mampu mengambil suatu keputusan dalam
batas-batas waktu yang masuk akal, mungkin ia mampu mengambil suatu keputusan
yang menguntungkan sehingga sewaktu-waktu muncul peluang-peluang
bisnis.Keberhasilan seorang Wirausaha di dalam bisnis, tergantung pada
kemampuan membuat keputusan yang meningkatkan keuntungan bisnisnya pada masa
yang akan datang. Kemampuan membuat keputusan dapat diperoleh dari
pengalamannya selama bertahun-tahun. Akan tetapi, dalam prakteknya pasti ada
saja kesalahan-kesalahan, yang harus cepat disadari dan diambil tindakan
pembetulannya.
Adapun pedoman untuk membuat keputusan, kuncinya adalah sebagai berikut:
1.
Terlebih dahulu, tentukan fakta-fakta dari
persoalan yang sudah dikenal.
2.
Identifikasi, bidang manakah dari persoalan-persoalan yang tidak
berdasarkan fakta-fakta. Di bidang yang dikenal inilah, seorang Wirausaha harus
menggunakan logika, penalaran, dan institusinya untuk membuat keputusan.
3.
Keberanian dan antusiasme sangat diperlukan
dalam menerapkan sebuah keputusan
4.
Bersedia untuk mengambil tindakan agresif dalam
menerapkan sebuah keputusan.
5.
Ambillah risiko yang
sedang-sedang saja jika terdapat ketidakpastian yang besar.
6.
Dalam keadaan tertentu, mungkin lebih baik untuk meneruskan sesuatu yang
telah berhasil pada masa lampau.
7.
Jauhilah
keputusan-keputusan yang akan mengubah secara drastis susunan organisasi yang
sekarang.
8.
Keputusan perlu diuji cobakan dahulu.
3. Perencanaan Pesan-Pesan Bisnis
Ø Penentuan Proses Komposisi
Menyusun pesan bisnis yang menarik
perhatian, mudah dibaca, dan mudah dipahami memerlukan kreativitas. Agar pesan
bisnis efektif, diperlukan pemahaman terhadap proses penyusunan pesan bisnis. Proses
penyusunan pesan bisnis umumnya terdiri atas tiga tahap sederhana, yaitu:
1. Perencanaan Pesan
Dalam tahap ini, ditentukan hal-hal
yang mendasar dari suatu pesan yang akan dikomunikasikan. Secara rinci, tahap
perencanaan tersebut meliputi:
a.
Penentuan
Tujuan
b.
Analisis
audiens
c.
Penentuan
ide pokok
d.
Pemilihan
saluran dan media
2. Penyusunan
Pesan
Setelah tahap
perencanaan, selanjutnya ide/gagasan dituangkan kedalam pesan tertulis. Tahap itu meliputi dua kegiatan,
yaitu:
a.
Menorganisasikan
pesan
b.
Memformulasikan
pesan
3. Revisi Pesan
Pesan yang telah
disusun dikaji ulang untuk memastikan apakah ide/gagasan diungkapkan sudah memadai. Berbagai
kegiatan pada tahap revisi pesan adalah:
a.
Menyunting
pesan
b.
Menulis
ulang
c.
Memproduksi
pesan
d.
Mencetak
pesan
Ø Penentuan Tujuan
Pesan bisnis dapat menciptakan nilai
tambah bagi perusahaan. Pesan-pesanyang di sampaikan kepada pihak lain
hendaknya mampu menjaga danmeningkatkan citra perusahaan. Untuk dapat
menciptakan good will, setiap pesan bisnis hendaknya memiliki tujuan yang
jelas, dapat di ukur, dan tidak bertentangan dengan tujuan organisasi.
Ada tiga tujuan unum komunikasi
bisnis, yaitu :
1. Memberi informasi (informing)
Tujuan pertama dalam komunikasi
bisnis adalah memberikan informasi yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada
pihak lain. Sebagai contoh, seorang pemimpin suatu perusahaan membutuhkan
bebebrapa pegawai baru yang akan di tempatkan sebagai staf adminitrasi di
kantor- kantor cabang yang ada.
2. Membujuk atau persuasi
(persuading)
Tujuan kedua komunikasi bisnis
adalah memberikan persuasi kepada pihak lain agar apa yang disampaikan dapat
dipahami dengan baik dan bener. Hal ini sering dilakukan, terutama yang
berkaitan dengan negosiasi antara seseorang dengan orang lain dalam bisnis.
3. Melakukan kerjasama atau
kolaborasi (kolaborating)
Tujuan ketiga dalam komunikasi
bisnis adalah melakukan kolaborasi atau kerjasama bisnis antara seseorang
dengan orang lain. Malalui jalinan komunikasi bisnis tersebut seseorang dapat
dengan mudah melakukan kerjasama bisnis, baik dengan perusahaan domestik maupun
perusahaan asing.
Ø Penentuan Ide Pokok
Setelah menganalisis
tujuan dan audience, langkah selanjutnya adalah menentukan cara untuk mencapai
tujuan tersebut. Topik dan ide pokok merupakan dua hal yang berbeda. Topik
adalah subjek pesan yang luas. Sedangkan ide adalah pokok adalah pernyataan
tentang suatu topik, yang menjelaskan isi dan tujuan dari topik tersebut
sehingga dapat diterima oleh audience.
Sebelum menentukan ide pokok terlebih dahulu yang harus diidentisikasi
adalah :
1.
Teknik Brainstorming
a.
Storyteller’s tour
Hidupkan tape recorder dan telaah
pesan-pesan yang disampaikan. Fokuskan pada alasan berkomunikasi, poin utama,
rasionalitas dan implikasi bagi sipenerima.
b.
Random list
Tulis segala sesuatu yang ada dalam
pikiran diatas kertas kosong. Selanjutnya pelajari hubungan antara ide-ide
tersebut.
c.
CFR (Conclusions, findings,
recommendations¬¬¬) Worksheet.
Jika subjek yang dibahas mencekup
pemecahan masalah, gunakanlah suatu worksheet yang akan membantu menjelaskan
hubungan antara temuan (findings), kesimpulan (conclusions) dan rekomendasi
(recommendation) yang akan di berikan.
d.
Journalistic Approach
Pendekatan jurnalistik memberika poin yang
baik sebagai langkah awal menentukan ide pokok.
e.
Question And Answer Chain
Barangkali pendekatan yang terbaik adalah
melihat dari sisi perspektif audience.
f.
Pembatasan cakupan
Penyajian rutin kepada audience yang telah
Anda kenal hendaknya menggunakan kata-kata yang singkat. Cara ini dapat
membangkitkan rasa hormat audience kepada komunikator, sedangkan penyampaian
pesan yang kompleks dan controversial akan memakan waktu yang lebih lam,
terutama jika audience yang hadir terdiri atas orang-orang yang spektial, atau
orang-orang yang tidak dikenal sebulumnya.
Ø Analisis Audience
Analisis terhadap audiens sangat
perlu dilakukan, audiens dalam studi komunikasi bisa individu ataupun
organisasi. Audiens biasanya memiliki pemahaman yang berbeda-beda atas pesan
yang mereka terima.
a. Mengembangkan Profil Audiens
Analisis
terhadap Audiens yang sudah dikenal biasanya relatif lebih mudah dilakukan tanpa
harus melalui penelitian yang rumit. Demikian juga, reaksi atas pesan yang
dikrim kepada orang yang sudah dikenal pada umumnya bisa diperkirakan.
b. Mengenali penerima primer
Apabila
penerima terdiri dari beberapa orang, perlu dikenali orang-orang terpenting
yang berpengaruh atau bertindak sebagai pengambil keputusan.
c. Menetapkan jumlah dan komposisi
audiens
Jumlah
penerima juga memengaruhi pesan bisnis. Menulis pesan bisnis yang ditujukan
hanya kepada satu orang akan berbeda dengan pesan bisnis yang ditujukan kepada
banyak orang.
d. Mengukur Tingkat Pemahaman
Audiens
Apabila
penerima memiliki latar belakang yang sama pengirim , maka pada umumnya mereka
dianggap memiliki pemahaman yang relatif sama terhadap suatru pesan.
e. Memperkirakan reaki penerima
Cara mengorganisasikan pesan sangat tergantung pada reaksi yang
diperkirakan akan dilakukan oleh penerima.
f. Memenuhi Kebutuhan Informasi
Audiens
Pesan
yang baik akan mampu memenuhi semua pertanyaan penerima . Memenuhi kebutuhan
informasi penerima merupakan salah satu kunci sukses pesan bisnis. Ada lima
pedoman yang perlu diperhatikan agar pesan bisnis mampu memenuhi kebutuhan
informasi audiens, yaitu :
-
Temukan
apa yang ingin diketahui audiens
-
Antisipasi
pertanyaan yang tidak diungkapkan
-
Berikan
semua informasi yang diperlukan oleh audiens
-
Pastikan
bahwa informasi yang diberikan akurat
-
Tekankan
gagasan yang paling menarik bagi audiens.
g. Memuaskan kebutuhan emosional dan
praktis Audiens
Pesan
yang bertujuan membujuk dan bekerja sama seringkali gagal mengubah keyakinan
atau perilaku audiens. Hal penting yang harus diingat bahwa pesan bisnis
disampaikan kepada audiens yang juga melakukan kegiatan bisnis. Untuk mencapai
tujuan komunikasi, diupayakan agar pesan bisnis menggunakan pendekatan
emosional audiens, terstruktur, rasional, serta disusun dengan format yang
menarik.
Ø Seleksi Saluran dan Media
Pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat
disampaikan melalui dua saluran yaitu saluran lisan dan tulisan.Pilihan
mendasar berbicara dan menulis tergantung pada tujuan dan maksud pesan audience
dan karakteristik dari dua saluran komunikasi tersebut.
1) Komunikasi Lisan
Salah satu kebaikan dari komunikasi lisan adalah kemampuanya memberikan
umpan balik dengan segera. Saluran digunakan bila pesan yang disampaihakan
sederhana, tidak diperlukan catatan permanent dan audience dapat dibuat lebih
nyaman. Kelebihan yang lain yaitu sifatnya yang ekonomis.
Komunikasi lisan mencakup antara lain percakapan antara dua orang yang
tidak terencan, pembicaran lewat telepon, wawancaram pertemuan kelompok kecil,
seminar, workshop, program pelatihan, pidato formal dan prentasi penting
lainnya.
2) Komunikasi Tertulis
Pesan-pesan tertulis dapat disampaikan melalui berbagai macam bentuk
seperti surat, memo, dan laporan. Salah satu kebaikan dari komunikasi tertulis
yaitu penulis mempunyai kesempatan untuk merencanakan dan mengendalikan
pesan-pesan mereka.