Tugas 4-Komunikasi Bisnis
Nama : Anindita Mindarto
Kelas : 4EA11
NPM : 11214276
I. Komunikasi
Lisan dan Negoisasi
A.
Komunikasi Lisan dalam Rapat
Di dalam suatu
pertemuan dan dalam suatu rapat setiap anggota atau peserta harus menyadari
posisinya dalam forum tersebut. Tiap peserta hendaknya:
- Mampu berperan sebagai
penyelaras yang sangat bijaksana dan adil namun tidak kehilangan pendirian.
- Mampu menjadi
komunikator yang berpartisipasi aktif namun tidak memonopoli pembicaraan.
- Mampu berkomunikasi
secara terbuka, jujur dan bertanggung jawab.
- Mampu menjadi komunikan
yang sangat responsive namun tidak emosional.
- Mampu mengontrol diri,
dan menghindarkan terjadinya debat serta tidak berbicara bertele-tele.
B.
Komunikasi Lisan dalam Wawancara
Misalkan dalam suatu wawancara, kita melakukan
komunikasi dengan seorang yang diwawancara. Dalam wawancara tersebut, ada pihak
yang lebih mencondong memberikan pertanyaan. Wawancara biasanya dilakukan untuk
mengumpulkan data yang ingin kita dapat. Ada juga etika dalam berwawancara,
diantaranya adalah memperkenalkan diri terlebih dahulu. Kemudian kita sampaikan
maksud dari wawancara yang kita lakukan. Kita juga harus respect kepada orang
yang kita tanya sehingga ia merasa nyaman. Berikut ini ialah hal yang perlu diperhatikan
ketika melakukan wawancara:
- Gunakan volume
suara yang baik dan terdengar (berbicara tidak terlalu keras).
- Hindari bahasa
menggurui responden.
- Hindari sikap
rakus.
- Fokus pada lawan
bicara.
- Fokus pada
pembicaraan.
- Tidak boleh
memotong pembicaraan.
- Lakukan verifikasi
jika ada kekurangan.
- Hindari kata-kata
kasar (kotor).
- Bersikap ramah.
- Jangan menyakiti
hati responden.
- Hidari tatapan
yang menyelidik/melotot/clingak-clinguk.
- Ucapkan terima
kasih.
C.
Komunikasi Lisan dalam Bernegosiasi
Sebagaimana kita cukup sering mendengar negosiasi
diartikan sebagai proses yang melibatkan upaya seseorang untuk merubah atau
tidak merubah sikap dan perilaku orang lain. Sedangkan pengertian yang lebih
terinci menunjukkan bahwa negosiasi merupakan proses untuk mencapai kesepakatan
yang menyangkut kepentingan timabal balik dari pihak-pihak dengan sikap, sudut
pandang, dan kepentingan-kepentingan yang berbeda satu sama lain. Negosiasi,
baik yang dilakukan oleh seorang pribadi dengan pribadi lainnya, maupun negosiasi
antara kelompok dengan kelompok (atau antar pemerintah), senantiasa melibatkan
pihak-pihak yang memiliki latar belakang berbeda dalam hal wawasan, cara
berpikir, corak perasaan, sikap dan pola perilaku, serta kepentingan dan
nilai-nilai yang dianut. Pada hakikatnya negosiasi perlu dilihat dari konteks
antar budaya dari pihak yang mela-kukan negosiasi, dalam artian perlu
komunikasi lisan, kesedian untuk memahami latar belakng, pola pemi-kiran, dan
karakteristik masing-masing, serta kemudian berusaha untuk saling menyesuaikan
diri.
Agar dalam
berkomunikasi lebih efektif dan mengena sasaran dalam negosiasi bisnis harus
dilaksanakan dengan melalui beberapa tahap yakni:
- Fact-finding, mengumpulkan fakta-fakta atau data yang berhubungan dengan kegiatan bisnis lawan sebelum melakukan negosiasi.
- Planning/rencana, sebelum bernegosiasi/berbicara susunlah dalam garis besar pesan yang hendak disampaikan. Berdasarkan kerangka topik yang hendak dibicarakan rincilah hasil yang diharapkan akan teraih. Berdasarkan pengenalan Anda terhadap lawan tersebut, perkirakan/bayangkan kemungkinan reaksi penerima pesan/lawan berbicara terhadap apa yang Anda katakan.
- Penyampaian, lakukan negosiasi/sampaikan pesan dalam bahasa lawan/si penerima. Usahakan gunakan istilah khas yang biasa dipakai oleh lawan negosiasi kita. Pilihlah kata-kata yang mencerminkan citra yang spesifik dan nyata. Hindari timbulnya makna ganda terhadap kata yang disampaikan.
- Umpan balik, negosiator harus menguasai bahasa tubuh pihak lawan. Dengarkan baik-baik reaksi lawan bicara. Amati isyarat prilaku mereka seperti: angkat bahu, geleng–geleng kepala, mencibir, mengaggguk setuju. Umpan balik dapat untuk mengetahui samakah makna yang disampaikan dengan yang ditangkap lawan negosiasi bisnis kita.
- Evaluasi, perlu untuk menilai apakah tujuan berkomunikasi/negosiasi sudah tercapai, apakah perlu diadakan lagi, atau perlu menggunakan cara-cara untuk mencapai hasil yang lebih baik.
Meskipun pesan yang
disampaikan dapat diterima dengan baik, bukan berarti hasil yang diharapkan
akan diperoleh sesuai dengan yang direncanakan semula. Yang sering terjadi
justru perbedaan pandangan terhadap cara penyelesaian masalah antara pemberi
dan penerima pesan. Sehingga diperlukan pembicaraan lebih lanjut, yang
memerlukan perjuangan tersendiri bagi pengirim pesan dalam menyampaikan dan
memenangkan pendapatnya.
Kalau terjadi adu
pendapat antara negosiator dengan pihak lawan maka timbul dorongan untuk
menang. Keinginan untuk menang di satu sisi dengan mengabaikan kekalahan dipihak
lainnya, biasanya sulit tercapai. Untuk itu digunakan strategi menang-menang
(win-win solution). Artinya ada sebagian keinginan kita yang dikorbankan dengan
mengharapkan pihak lawan juga akan mengorbankan hal yang sama, sehingga
kesepakatan di antara kedua belah pihak dapat tercapai.
II. Komunikasi
dalam Tulisan
Penulisan
Kabar atau Berita
Penulisan berita juga termasuk salah
satu bentuk komunikasi. Dalam penulisan berita, seharusnya kita menggunakan
prinsip 5W + 1H. Harus jelas mengenai siapa, kapan, dimana, mengapa, dan
bagaimana. Selain itu, berita juga harus menarik audiens agar tujuan komunikasi
dapat berhasil. Gaya penulisan berita disusun secara piramida terbalik. Kita
harus menarik perhatian pembaca di awal paragraf terlebih dahulu. Dengan
begitu, komunikasi yang kita lakukan bisa berhasil.
Penulisan
Pesan-Pesan Persuasif
Pesan juga bisa digunakan untuk
mempengaruhi audiens. Hal inilah yang dinamakan persuasive. Kita bisa
memberikan pengaruh kita kepada audiens apabila kita bisa menulis pesan
persuasive. pesan persuasive juga bisa digunakan sebagai sarana untuk menjual
ide kita kepada orang lain. Untuk memberikan kesan kepada audiens, hendaknya
kita harus menulis pesan persuasive yang bisa meyakinkan audiens. Dengan
begitu, tujuan dari komunikasi kita bisa tercapai.
Korespondensi
(Surat Menyurat)
Dalam bisnis, kita mengenal juga
yang namanya surat menyurat. Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan
pesan dari satu orang ke orang lain. Surat dapat berbentuk surat konvensional
yang ditulis di atas kertas, ataupun surat elektronik seperti email. Surat
dibagi menjadi tiga, yaitu surat pribadi, surat dinas, dan surat bisnis. Kita
harus menggunakan salah satunya sesuai dengan tujuan komunikasi yang ingin kita
capai. Untuk surat formal, ada bagian – bagian surat yang harus dicantumkan
yaitu kepala surat, tanggal, nomor, lampiran, hal, alamat yang dituju, salam
pembuka, paragraph pembuka, paragraph isi, paragraph penutup, salam penutup,
tanda tangan, nama terang, tembusan, dan inisial. Kata – kata yang digunakan
dalam surat pun bermacam – macam. Ada yang berbahasa formal, semi formal,
maupun informal.
III. Contoh Studi Komunikasi Lisan dan Komunikasi
Tulisan
Contoh Studi Kasus Komunikasi Lisan
PT
Golden Castle , bergerak dalam bidang konveksi atau textil, mengalami konflik
antara perusahaan dengan karyawan. Konflik ini terjadi yang disebabkan oleh
adanya miss communication antar atasan dengan karyawan. Adanya perubahan
kebijakan dalam perusahaan mengenai penghitungan gaji atau upah kerja karyawan
, namun pihak perusahaan belum memberitahukan para karyawan, sehingga karyawan
merasa diperlakukan semena-mena oleh pihak perusahaan. Para karyawan mengambil
tindakan yaitu dengan mendemo perusahaan, Namun tindakan ini berujung pada
PHKbesar-besaran yang dilakukan oleh perusahaan.
Perusahaan manapun pasti pernah mengalami
konflik internal.
Mulai dari tingkat individu, kelompok,
sampai unit. .Mulai dari derajat dan lingkup konflik yang kecil sampai yang
besar. Yang relatif kecil seperti masalah adu mulut tentang pribadi
antarkaryawan, sampai yang relatif besar seperti beda pandangan tentang
strategi bisnis di kalangan manajemen. Contoh lainnya dari konflik yang relatif
besar yakni antara karyawan dan manajemen. Secara kasat mata kita bisa ikuti
berita sehari-hari di berbagai media. Disitu tampak konflik dalam bentuk
demonstrasi dan pemogokan. Apakah hal itu karena tuntutan besarnya kompensasi,
kesejahteraan, keadilan promosi karir, ataukah karena tuntutan hak asasi
manusia karyawan.
Contoh Studi Kasus Komunikasi Tulisan
Departemen Kebudayaan dan Pariwisata dengan
produk Visit Indonesia Year 2008
Upaya
untuk mengenalkan dan meningkatkan kebudayaan dan kepariwisataan Indonesia,
pihak Departemen Kebudayaan dan Pariwisata melakukan dengan cara promotion mix,
yaitu dengan memasang iklan di surat kabar Nasioanal dan surat kabar di
beberapa negara, iklan di televisi nasional dan beberapa televisi asing yang
dianggap berpotensi untuk berkunjung ke Indonesia, serta memasang informasi di
website. Selain itu pihak Depbudpar juga melakukan road show yaitu dengan
mendatangi ke negara itu, mengikuti tourism mart, misalnya di Berlin, London
yang menyelenggarakannya tiap tahun, atau di Cina. Atau dengan menawarkan
langsung melalui Kedutaan besar indonesia dengan meningkatkan fasilitas Visa On
Arrival (VOA) yang tadinya hanya kepada 29 negara kemudian menjadi 43 dan kini
sudah 63 negara.
Sumber:
