Tugas 3 - Komunikasi Bisnis
Nama : Anindita Mindarto
Kelas : 4EA11
NPM : 11214276
Nama : Anindita Mindarto
Kelas : 4EA11
NPM : 11214276
1. Pengorganisasian dan Revisi Pesan-pesan
Bisnis
Ø Pengorganisasian
Melalui Outline
Outline membantu untuk memvisualisasikan
hubungan antara bagian yang satu dengan bagian yang lainnya. Outline juga akan
menuntun kita untuk mengomunikasikan ide-ide dengan cara yang lebih sistematik,
efisien, dan efektif. Melalui perencanaan yang baik, outline akan membantu
untuk mengekspresikan transisi antara ide-ide sehingga audiens akan mengerti
dan memahami pemikiran komunikator.
Susunan outline yaitu:
1.
Mulai dengan ide pokok
Ide pokok akan membantu untuk menetapkan
tujuan strategi umum dari suatu pesan. Ide pokok merupakan titik awal untuk
membuat outline.
2.
Menyatakan poin-oin pendukung yang penting
Selanjutnya menyusun poin-poin pendukung yang
penting sebagai pendukung ide-ide pokok tersebut.
3.
Ilustrasi dengan bukti-bukti
Tahap ketiga dalam menyusun outline adalah
memberikan ilustrasi dengan mengemukakan bukti-bukti yang berhasi dikumpulkan.
Semakin banyak bukti-bukti yang dapat disajikan, outline yang dibuat akan
menjadi semakin baik.
Ø Pemilihan Kata Yang
Tepat
Pemilihan kata dalam penyampaian pesan –
pesan bisnis kepada audiens sangat penting. Penggunaan kata asing yang sukar
dimengerti adalah pemborosan. Agar suatu komunikasi dapat tercapai maksudnya,
perlu diperhatikan hal-hal berikut:
1.
Pilihlah kata yang sudah familiar
Diperlukan suatu analisis audiens, terutama
untuk mengetahui latar belakang pendidikan dan pengalaman audiens. Pemahaman
yang baik terhadap audiens akan memberikan pengaruh yang baik bagi proses
penyampaian pesan – pesan bisnis.
2.
Pilihlah kata-kata yang singkat
Kata-kata yang singkat selain efisien, juga
mudah dipahami oleh audiens. Tetapi kita juga harus memperhatian kaidah
penulisan bahasa yang baik dan benar.
3.
Hindari kata-kata yang bermakna ganda
Penggunaan kata-kata tersebut akan
mengakibatkan penafsiran yang bermacam – macam. Hal ini dapat mengakibatkan
tidak tercapainya maksud dari pesan-pesan bisnis.
Ø Membuat Kalimat Yang
Efektif
Kalimat haruslah disusun secara efektif agar
pesan yang disampaikan mudah dimengerti. Kalimat efektif adalah bentuk kalimat
yang disusun untuk mencapai informasi yang tepat. Dalam menyusun suatu kalimat
perlu diperhatikan tiga hal, yaitu:
1.
Kesatuan pikiran
2.
Kesatuan susunan
3.
Kelogisan
2.
Perencanaan Laporan Bisnis
Ø Arti dan Jenis Laporan
Bisnis
-
Pengertian Laporan Bisnis
Laporan
bisnis adalah dokumen-dokumen faktual yang menerangkan kegiatan suatu
perusahaan dalam proyek dan tujuan yang dijalankan perusahaan tersebut. Laporan
bisnis haruslah bersifat netral, tidak memihak, dan menjadi bukti nyata bagi
tindakan-tindakan dari sebuah perusahaan.
Menurut
Herta A. Murphy Laporan bisnis adalah suatu laporan yang memiliki sifat netral,
tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas dan berisi rencana penyajian fakta
kepada seorang atau lebih untuk tujuan bisnis tertentu. Laporan bisnis juga
merupakan dokumen yang sangat penting bagi perusahaan, demi menjalankan
kepentingan bisnis suatu perusahaan, atau lembaga guna sebagai pembantu
pengambilan keputusan atau pemecahan masalah. Penulisan laporan bisnis baiknya
dilakukan secara periodik dan konsisten.
-
Jenis-jenis Laporan Bisnis
Laporan bisnis dapat diklarifikasikan
berdasarkan macam-macam fungsi dan jenisnya, diantaranya:
1. Laporan Individu dan laporan resmi
Laporan individu adalah laporan yang dibuat
atas inisiatif seseorang sendiri, karenanya membutuhkan rincian dan bukti
pendukung yang lebih banyak daripada laporan resmi. Karena laporan resmi dibuat
berdasarkan permintaan pihak lain.
2. Laporan rutin dan laporan khusus
Laporan rutin diajukan berdasarkan rutinitas
yang dilakukan, biasanya telah dibuat dalam bentuk yang telah tentukan sejak
awal.
3. Laporan internal dan laporan eksternal
Laporan internal pada umumnya adalah laporan
yang dasarnya hanya ditujukan untuk lingkungan dalam perusahaan saja, sedangkan
eksternal adalah laporan yang ditujukan untuk disebarkan ke pihak luar
perusahaan.
Ø Bagian-bagian Pokok
dalam Laporan Bisnis
a. Pendahuluan
Dalam bagian ini terdapat beberaP hal yang
perlu untukm diperhatikan dan merupakan bagian yang akan ditulis.
1.
Pemberi kuasa adalah orang yang meminta laporan
2.
Layout atau rencana presentasi yang berisi apa yang akan
dibahas dalam laporan bisnis.
3.
Masalah yang biasanya diletakkan pada awal-awal
pendajuluan sebelum maksud dan tujuan.
4.
Maksud penulisan laporan bisnis harus nampak dalam bagian
pendahuluan, terdiri dari tujuan , misi, strategi, atau sasaran.
5.
Ruang lingkup berkaitan dengan luas cakupan atau batas
suatu pokok bahasan untuk sebuah laporan bisnis.
6.
Metodologi menyangkut pada cara pengumpulan data atau
informasi.
7.
Sumber-sumber primer atau sekunder yang meliputi antara
lain publikasi, catatan perusahaan, surat , memo, hasil wawancara karyawan, dan
sebagainya.
8.
Latar belakang dari situasi yang sedang diteliti perlu
juga dimasukkan, agar memperoleh gambaran menyeluruh dan pemahaman yang jelas
terhadap pokok bahasan.
9.
Definisi istilah perlu dicantumkan agar tidak terjadi
salah penafsiran, manakala di gunakan definisi atau istilah-istilah yang tidak
umum ayau lazim.
10. Keterbatasan seperti
dana, waktu, biaya, asisten peneliti, atau data yang tersedia.
11. Rekomendasi menjelaskan
tentang keputusan yang perlu dilaporkan dalam suatu laporan bisnis.
b. Teks
Bagian
ini berisi inti dari laporan bisnis yang dibuat dan merupakan bagian yang
terpanjang dalam laporan tersebut. Pada bagian ini dibahas dan dikembangkan
hal-hal yang penting secara rinci. Disamping itu, bagaian ini akan membantu
dalam mencapai tujuan atau maksud penulisan laporan bisnis. Penulisan laporan
bisnis yang baik, harus mencakup temuan fakta yang penting dan relevan serta
membuang hal-hal yang tidak diperlukan serta yang tidak relevan dengan maksud
penulisan laporan bisnis tersebut.
c. Penutup
Bagian
ini berfungsi unruk merangkum laporan yang sudah dibuat secara menyeluruh,
mengambil kesimpulan, atau memberikan rekomendasi. Pengambilan kesimpulan akhir
haruslah didasari oleh isi dari laporan bisnis yang dibuat, tidak memasukan
hal-hal yang ttidak dibahas pada bagian sebelumnya. Biasanya pada bagian ini
terdapat beberapa sub bagian antara lain :
§ Rangkuman, merupakan
ringkasan pembahasan secara menyeluruh.
§ Kesimpulan, berisim
evaluasi fakta-fakta dan data-data yang dibahas, tanpa memasukkan pendapat pribadi.
§ Rekomendasi. merupakan
saran suatu program tindakan yang didasarkan pada kesimpulan yang telah dibuat.
§ Rencana tindakan,
merupakan pernyataan terakhir yang mencakup waktu pelaksanaan, anggaran yang
diperlukan, serta orang-orang yang bertanggung jawab terhadap kegiatan bisnis
yang dilakukan.
Ø Pengorganisasian isi
dalam Laporan Bisnis
Ada 2 (dua) cara yang dapat dipilih untuk
digunakan dalam penyusunan isi laporan bisnis, yakni cara dedukasi (cara
langsung) dan cara induksi (cara tak langsung).
Cara pertama:
Cara deduksi atau cara langsung berarti
menyampaikan ide pokok dan rekomendasi tyerlebih dahulu, seteah itu baru
dijelaskan ahl-hal yang rinci. Secara umum, kita dapat menggunakan cara deduksi
atau cara langsung, jika pembaca kita memiliki cirri sebagai berikut:
§ Eksekutif yang sibuk,
§ Lebih suka untuk
menentukan sesuatu dengan segera,
§ Ingin mengetahui
‘berita baik’ atau informasi netral
§ Ingin menganalisis data
lebih baik, dan hal ini akan menjadi lebih mudah jika,
§ Kesimpulan dan
rekomendasi dicantumkan pada awal laporan
§ Ingin mengetahui
pendangan penulis laporan dengan segera
§ Lebih menyukai laporan
yang disusun dengan cara deduksi
Cara kedua:
Cara induksi atau cara tak langsung, berarti
kita menjelaskan fakta-fakta yang ada terlebih dahulu, baru kemudian kita
memberikan ide pokok, kesimpulan dan rekomendasi. Pada prinsipnya, kita
menggunakan cara induksi jika pembaca kita mempunyai karakteristik sebagai
berikut:
§ Ingin mengetahui
penjelasan secara rinci terlebih dahulu untuk dapat memahami kesimpulan dan
rekomendasinya,
§ Ingin mengetahui
kesimpulan yang kurang menyenangkan (‘berita buruk’),
§ Merasa kesimpulannya
tidak bias dan dapat menerimanya
§ Perlu membaca
keseluruhan laporan,bukan hanya bagian akhirnya saja
§ Lebih menyukai laporan
yang disusun dengan cara induksi
3.
Presentasi Bisnis
Ø Tahapan Persiapan Dasar
Dalam Presentasi Bisnis
Persiapan yang diperlukan untuk presentasi
bisnis mencakup beberapa hal yaitu:
1.
Penguasaan topik atau materi yang akan dipresentasikan
Penguasaan
terhadap materi yang akan dipresentasikan merupakan salah satu syarat penting
agar apa yang ingin disampaikan kepada audiens dapat mencapai sasaran.
Ketidakpastian terhadap materi yang akan dipresentasikan bukan saja menghambat
penyampaian pesan kepada audiens, tetapi juga akan memberikan citra yang kurang
baik bagi pembicara yang bersangkutan. Oleh karena itu, kuasailah materi
tersebut dengan baik sebelum melakukan presentasi di hadapan audiens.
2.
Penguasaan berbagai alat bantu presentasi dengan baik
Di
samping penguasaan materi yang baik, yang juga penting adalah bagaimana seorang
pembicara mampu memanfaatkan berbagai alat bantu presentasi bisnis demi
pencapaian tujuan yang dikehendaki. Berbagai alat bantu presentasi bisnis yang
dapat digunakan antara lain: whiteboard, spidol, overhead projector (OHP),
transparansi, slide, komputer, bagan, flip chart, kamera video, tape, televisi
dan LCD projector
3.
Menganalisis audiens
Agar
tujuan presentasi bisnis dapat tercapai dengan baik, seorang pembicara perlu
mengenal siapa sebenarnya yang menjadi audiens. Melalui pendekatan bertanya
dengan menggunakan kata tanya seperti: apa, siapa, dimana, kapan, mengapa dan
bagaimana, seorang pembicara akan dapat mengidentifikasi siapa sebenarnya
audiens yang dimaksud sehingga dapat melakukan berbagai persiapan antisipatif.
4.
Menganalisis lingkungan lokasi atau tempat untuk
presentasi
Agar
presentasi bisnis yang dilakukan tersebut dapat mencapai tujuan, seorang
pembicara perlu mengenal lebih dekat lingkungan lokasi atau tempat ia akan
melakukan presentasi bisnis.
Ø Menganalisa Audience
Agar tujuan presentasi bisnis dapat tercapai
dengan baik, seorang pembicara perlu mengenal siapa sebenarnya yang menjadi
audiens. Melalui pendekatan bertanya dengan menggunakan kata tanya seperti:
apa, siapa, di mana, kapan, mengapa, dan bagaimana, seorang pembicara akan
dapat mengidentifikasi siapa sebenarnya audiens yang dimaksud sehingga dapat
melakukan berbagai persiapan antisipatif.
Ø Mempersiapkan Diri dan
Mental
Dalam
melakukan presentasi tentu kita harus mempersiapkan diri dan mental, ini
penting supaya kepercayaan diri anda meningkat dan agar presentasi anda
berjalan dengan lancar. Tegaskan kepada diri sendiri bahwa anda bisa melakukan
presentasi tersebut, ini juga sebagai penyemangat dalam melakukan presentasi. Prinsip
dasar dalam presentasi, diantaranya:
-
Mengendalikan rasa takut
-
Membangun fondasi presentasi
-
Mempersiapkan materi
-
Mempersiapkan diri
Sumber:
